Många småföretagare som arbetar med administration, redovisning, webbdesign, webbutveckling eller liknande, börjar att driva sin verksamhet från hemmet. I de flesta fall är det ett ekonomiskt val då man därigenom undviker kostnaderna för att hyra ett kontor. Emellertid brukar det inte ta särskilt lång tid innan det uppstår en längtan efter ett “riktigt” kontor, det vill säga ett kontor som inte är beläget i den egna bostaden.
Att hyra ett kontor, framförallt om det är första gången, kräver noggrann eftertanke. Det är många aspekter som måste beaktas och ett felaktigt val kan innebära att du äventyrar hela din verksamhet. Var därför beredd att lägga ner såväl tid som energi på att verkligen granska och jämföra olika hyresobjekt med varandra. I syfte att hjälpa dig i ditt beslutsfattande följer här ett antal punkter som du bör ta hänsyn till när du ska hyra ett kontor.
Var kontoret är beläget
Det är alltid frestande att hyra ett kontor mitt i centrum där du kommer att ha nära till det mesta, som till exempel restauranger och olika affärer, men även bra kommunikationer. Nackdelen med att hyra ett centralt kontor är ofta kostnaden, i regel stiger priset per kvadratmeter i takt med att du närmar dig centrum. Genom att välja ett kontor utanför centrum kan du spara ett antal tusenlappar varje månad, samtidigt som du får tillgång till modernare lokaler. Fundera därför på om det verkligen är värt det högre priset för att ha tillgång till ett kontor i centrum.
Teknisk förvaltning
Något som hyresgästen ofta glömmer att fråga hyresvärden om är den tekniska förvaltningen. Med detta avses det tekniska underhållet avseende både fastigheten där kontoret är beläget och kontoret i sig. Det kan röra sig om allt från reparation av skador som uppkommer och underhåll av ventilationssystem, hissar med mera. I de flesta fall är det hyresvärden som svarar för teknisk förvaltning, men du måste försäkra dig om att det är ett prioriterat område för hyresvärden. Annars riskerar du snart att tvingas ta trapporna på grund av en hiss som inte fungerar, eller att du sitter med en fläkt på kontoret eftersom klimatanläggningen är ur funktion.
Skriftligt avtal
När du hyr ett kontor ska du ha ett skriftligt avtal som ska vara undertecknat av både dig och hyresvärden. Att avtalet är i skrift är en säkerhet för dig och det innebär även att risken för diskussioner om vad som avtalats minimeras. Muntliga avtal är i de flesta fall giltiga men leder alltför ofta till tvister på grund av att avtalsparterna har olika uppfattning om vad man kommit överens om. Granska dessutom avtalet noggrant innan du undertecknar det så att verkligen allt vad ni har kommit överens om finns med i avtalet.
Alternativ till traditionella kontor
Du ska inte heller stirra dig blind på traditionella kontorslösningar, det vill säga att du själv hyr ett kontor med egen ingång i en större byggnad. Marknaden för kontor genomgår för tillfället en mindre revolution och idag finns det ett antal alternativa och intressanta lösningar. Ett mycket intressant alternativ är kontor för “coworking” där du i princip endast hyr en arbetsplats, men samtidigt får tillgång till allt från konferenslokaler och kök till internet och receptionist. Fördelen med denna typ av lokaler är framförallt att du får en lösning som innehåller allt som du behöver, samtidigt som du befinner dig tillsammans med andra företagare i samma situation.